Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Leider haben sie sich vielerorts vom produktiven Werkzeug zur lästigen Pflicht entwickelt. Woran liegt das, und wie werden Meetings wieder zu dem, was sie sein sollten: ein Mittel, um effizient und effektiv zusammenzuarbeiten?
Zu viele Meetings
Ein zentrales Problem ist die schiere Menge. Meetings nehmen überhand, blockieren wertvolle Zeit und lassen wenig Raum für die eigentliche Arbeit. Während wir unsere „normale“ Arbeit als produktiv wahrnehmen, gelten Meetings oft nicht als echte Arbeit, sondern als unangenehme Verpflichtung.
Das liegt auch daran, dass Einladungen selten echte Einladungen sind. Sie sind meist verpflichtend, die Freiwilligkeit fehlt. Das Gefühl, keine Wahl zu haben, verstärkt die Abneigung.
Schlechte oder fehlende Vorbereitung
Viele Meetings sind schlecht vorbereitet. Oft wissen die Teilnehmer erst nach Beginn, worum es genau geht. Wertvolle Zeit fließt in die Klärung des Kontexts, statt in die Diskussion. Das Ergebnis: ineffiziente Meetings und frustrierte Teilnehmer.
Es geht anders. Gute Vorbereitung hilft den Teilnehmern, sich selbst vorzubereiten, mit klaren Zielen, einer strukturierten Agenda und transparenten Regeln: Was wird von den Teilnehmern erwartet? Wie lange dauert das Meeting? Was wird nicht besprochen?
So kann jede eingeladene Person entscheiden:
- Kann ich zur Problemlösung beitragen?
- Oder interessiert mich das Thema, und ich möchte dazulernen?
Freiwilligkeit steigert die Wirksamkeit
Wie viele Meetings könntet Ihr in Eurer Organisation ohne negative Konsequenzen ablehnen?
Eine echte Einladung kann ich annehmen oder ablehnen. Ist ein Meeting für mich nicht relevant, weise ich stattdessen eine Kollegin darauf hin, die einen wertvollen Beitrag leisten kann.
Statt mit zehn Leuten im Raum zu sitzen, von denen sich drei beteiligen, kommen nur die drei, die wirklich etwas beitragen können. Wer kommt, ist die richtige Person.
Und keine Sorge: Es wird selten vorkommen, dass niemand die Einladung annimmt. Falls doch, wird das Meeting wahrscheinlich nicht gebraucht. Dieses Feedback bekommt Ihr garantiert direkt von Euren Kolleginnen und Kollegen.